Toelichting standaardverklaring via systematiek van samen organiseren

Via privacy@VNG.nl zijn in de afgelopen week enkele vragen binnengekomen rond de verwerkersovereenkomst en het standaard verklaren daarvan. Naar aanleiding van die vragen hebben betrekking op het proces van standaardverklaren via de systematiek van samen organiseren. Daarnaast zijn vragen gesteld over de wijze waarop de verwerkersovereenkomst past binnen AVG. We hebben hiervoor de belangrijkste vragen en antwoorden in een nieuwsbericht gepubliceerd. In aanvulling op deze vragen en antwoorden geeft de VNG op deze pagina een beeld van de grondslag van de standaardverklaring en hoe deze past binnen de kaders van de AVG en de uitgangspunten van samen organiseren. Dit beeld heeft VNG afgestemd met de landsadvocaat:

Het proces van standaardverklaren is in de BALV van november aan de leden van de VNG voorgelegd. Het voorstel is bij acclamatie in de vergadering aangenomen. Gemeenten geven daarmee te kennen dat zij het principe van standaardverklaren zien als een gezamenlijke afspraak. Feitelijk is dit te zien als een morele verplichting van de leden van de vereniging om het onderling verplichten van standaarden te omarmen. In strikt juridische zin is een dergelijke verplichting niet opgenomen in de meest recente statutenwijziging. De standaardverklaring past echter geheel in de geest van het proces samen organiseren waarin we als vereniging en gemeenten de intentie hebben om gezamenlijke issues op een zo effectief mogelijke wijze te willen oplossen en omarmen. Dat is nog steeds ‘work in progress’ , daarbij past niet een vooraf dichtgetimmerde juridische werkwijze. Het nu voorliggende proces van standaardverklaren is daarom ons insziens ook met de nodige zorg totstandgekomen en biedt voldoende handvatten om standaarden aan de ALV voor te kunnen leggen.

Organisaties die persoonsgegevens verwerken zijn gehouden om daar waar die verwerking door anderen gebeurt daarvoor een overeenkomst op te stellen. In de gemeentelijke praktijk leidde dit tot aanvankelijk veel verschillende overeenkomsten tussen (software) leveranciers en gemeenten. In het kader van ‘samen organiseren’ heeft VNG, op voorspraak van de taskforce samen organiseren en het college van dienstverleningszaken, het voortouw genomen om binnen de bekende kaders van AVG te komen tot een voor gemeenten en leveranciers werkbare overeenkomst. Gemeenten en (grote) leveranciers zijn intensief betrokken geweest bij dit proces en stemmen in met de nu voorliggende tekst. Daarnaast is een proces ingericht dat borgt dat waar nodig de overeenkomst qua inhoud kan worden aangepast aan de in de uitvoering noodzakelijke eisen. De verwerkersovereenkomst wordt nadrukkelijk gepositioneerd in aanvulling op de hoofdovereenkomst die gemeenten hebben gesloten met de eigen leverancier.

De partijen die betrokken zijn geweest bij het opstellen van de verwerkersovereenkomst hebben ervoor gekozen om niet letterlijk bij de tekst van de AVG aan te sluiten, maar in plaats daarvan een tekst op te stellen die praktisch uitvoerbaar is en acceptabel is voor zowel de Gemeenten als de leveranciers. Dat niet bij de letterlijke tekst van de AVG is aangesloten, heeft wel als effect dat er op detailniveau discussie mogelijk is over de vraag of de verwerkersovereenkomst in overeenstemming is met de AVG. Mocht in de toekomst evenwel duidelijk worden dat, bijvoorbeeld vanwege verduidelijkende jurisprudentie of aanwijzingen van de toezichthouder, de verwerkersovereenkomst niet in overeenstemming is met de AVG, dan borgt het onderhoudsproces dat hieraan de relevante aandacht gegeven kan worden. De nu voorliggende overeenkomst is voorgelegd aan de Autoriteit Persoonsgegevens. De opmerkingen die zij op de tekst heeft gegeven zijn verwerkt in de nu voorliggende versie