Verwerkersovereenkomst gemeenten

In augustus is de eerste versie van de standaard verwerkersovereenkomst voor gemeenten gepubliceerd. Het is de bedoeling dat de vaststelling van dit document de impasse doorbreekt in die gevallen waarin gemeenten met hun verwerkers niet tot een verwerkersovereenkomst zijn gekomen. Bij nieuwe verwerkingen wordt kostbare tijd en energie bespaard, omdat vooraf duidelijkheid is over de verwerkersovereenkomst.

De eerste versie is tot stand gekomen in nauwe samenwerking met gemeenten en leveranciers. De standaard verwerkersovereenkomst is een geheel nieuwe aanpak voor gemeenten. De overeenkomst regelt op een uniforme wijze de afspraken rondom de verwerking van persoonsgegevens en bevat slechts die zaken die niet al op een andere wijze zijn geregeld zoals bijvoorbeeld in de wet of in de hoofdovereenkomst.

Na publicatie van de eerste versie hebben gemeenten, leveranciers en derde partijen input gegeven voor de verdere aanscherping. Hierop is een constructieve dialoog gestart met verschillende partijen. Op 6 september is de overeenkomst en het verdere proces besproken bij de introductiedag van het College van Dienstverleningszaken en op 7 september sprak de Taskforce Samen Organiseren over de binnengekomen feedback. De Taskforce Samen Organiseren roept gemeenten en leveranciers op om, voor zover dit nog niet is gebeurd, inhoudelijke feedback op te sturen en mee te helpen om de overeenkomst nog verder te verbeteren.

Proces vaststelling

In de komende maanden werken de IBD en het team Privacy van VNG Realisatie aan de verfijning van het document en hierop worden de beoordelingen ter advies voorgelegd aan een nog in te stellen toetsgroep. Deze toetsgroep zal primair bestaan uit CISO’s, FG’s en inkopers van gemeenten aangevuld met een adviserende vertegenwoordiging van leveranciers.

Het document zal worden besproken bij de regiobijeenkomsten van de IBD, de regiobijeenkomsten van het Team Privacy en de leveranciers bijeenkomsten van VNG Realisatie.

De Taskforce Samen Organiseren heeft de intentie om na een zorgvuldig proces het document door te geleiden naar het College van Dienstverleningszaken en vervolgens naar het VNG Bestuur. Het bestuur zal het document vaststellen als standaard voor gemeenten, volgens het principe van verplichtende zelfregulering.

  • Met het GGU hebben gemeenten ervoor gekozen om gezamenlijk te standaardiseren in de uitvoering van beleidsarme thema’s, en een nieuwe gemeenschappelijke en generieke basisinformatievoorziening te realiseren. In de buitengewone algemene ledenvergadering hebben gemeenten ingestemd met het proces van standaardverklaring
  • Het is de nadrukkelijke wil van bestuurders om de VWO tot standaard te verheffen. Het bestuur beraadt zich nog op het beheer van de standaard, de details rondom de verplichting en de wijze van handhaving.
  • De standaard VWO betekent een belangrijke stap voorwaarts in het opdrachtgeverschap van gemeenten. Door als collectief op te treden vormen gemeenten een sterke gesprekspartner voor hun opdrachtnemers, in dit geval de verwerkers van persoonsgegevens.

Het verdere proces verloopt als volgt:

  • VNG Realisatie publiceert alle opmerkingen, vragen en suggesties binnen een week na ontvangst op de IBD Community.
  • Eenvoudige vragen zullen wij direct beantwoorden. Vragen waar discussie uit kan volgen bundelen wij en leggen wij met advies voor aan de toetsgroep.
  • Opmerkingen over de inhoud van de overeenkomst kunnen worden doorgegeven tot en met uiterlijk 26 oktober
  • VNG Realisatie voorziet alle feedback van een advies en publiceert deze op de IBD community.
  • Na een week, waarin de gemeenten nog tijd hebben om te reageren legt VNG-R dit advies voor aan de (in te stellen) onafhankelijke toetsgroep van gemeenten en de (in te stellen) klankbordgroep van leveranciers. Na 5 oktober maken we de leden bekend op de website van de IBD.
  • De Klankbordgroep (bestaande uit 2 a 3 leveranciers) adviseert de toetsgroep (uiterlijk 2 november)
  • VNG-R adviseert de toetsgroep op basis van alle t/m 26 oktober ontvangen reacties
  • In het kader van een transparant proces publiceert VNG-R deze adviezen op de IBD community (uiterlijk 9 nov)
  • De toetsgroep komt in de week van 12 november bij elkaar
  • De toetsgroep neemt een beslissing over de inhoud van de verwerkersovereenkomst op basis van de ingediende adviezen
  • VNG Realisatie verwerkt de feedback binnen een week in versie 1.1 van de overeenkomst.
  • VNG Realisatie legt versie 1.1 van de overeenkomst voor aan het College van Dienstverlening (6 december).
  • Het college neemt een besluit over de standaardverklaring van de overeenkomst wordt hierbij geadviseerd door de Taskforce Samen Organiseren.
  • Wanneer het College van Dienstverlening de overeenkomst tot standaard verklaart, dan zal het VNG-bestuur dit besluit bekrachtigen (januari 2019).
  • Na enige tijd zal vervolgens het gebruik van de overeenkomst worden geëvalueerd.

Tijdlijn vaststelling verwerkersovereenkomst

 

Stuur uw feedback

Feedback, verbetervoorstellen en wijzigingen op het document kunnen per e-mail worden gestuurd aan privacy@vng.nl onder vermelding van Feedback Standaard Verwerkersovereenkomst [naam eigen organisatie].

Alle wijzigingen worden beoordeeld en gewogen door de toetsgroep. Gemeenten en leveranciers kunnen een lid van de toetsgroep voorstellen door een e-mail te sturen aan privacy@vng.nl onder vermelding van Voorstel lid toetsgroep Standaard Verwerkersovereenkomst [naam eigen organisatie].

Heeft u vragen? Dan kunt u natuurlijk ook een e-mail sturen aan privacy@vng.nl.

 

 

Samen Organiseren

Samen Organiseren

Gemeenten organiseren steeds meer samen. Zo maken ze effectief gebruik van dezelfde collectieve voorzieningen en infrastructuur, van elkaar leren en elkaar versterken. Gezamenlijk organiseren maakt standaardisatie mogelijk, met maatwerk waar nodig.

lees hier meer

Gerelateerd