Vooringevuld verwerkingsregister gemeenten

Op grond van de AVG moeten gemeenten een verwerkingsregister bijhouden. De afgelopen periode hebben gemeenten (Amersfoort, De Ronde Venen, Ede, HLTsamen (Hillegom, Lisse en Teylingen), Zaanstad), samen met de IBD, Open State Foundation en Privacy Management Partners een vooringevuld verwerkingsregister met een handreiking opgesteld op basis van o.a. de voorbeelden van diverse gemeenten. Het vooringevulde register – opgesteld in een Excel-spreadsheet – bevat een overzicht van verwerkingen die doorgaans bij iedere gemeenten worden uitgevoerd. Daarom is het mogelijk om op hoofdlijnen dezelfde gegevens per verwerking, zoals vereist op grond van art. 30 AVG, op te nemen. Daarnaast zijn enkele optionele kolommen toegevoegd, zoals voor verwijzingen naar eventuele verwerkersovereenkomsten en DPIA’s, om van het register een meer centrale registratie van de AVG te maken.

In de bijbehorende handreiking wordt ingegaan op o.a. hoe het vooringevulde verwerkingsregister in elkaar zit en wat de toegevoegde waarde is van de optionele kolommen. In de bijlage wordt per kolom een toelichting gegeven.

Het vooringevulde register dient uiteraard wel te worden aangepast aan de gemeentespecifieke situatie (als bijvoorbeeld extra of andere persoonsgegevens worden verwerkt die niet in het vooringevulde register staan dan dienen deze te worden toegevoegd). Naast het vooringevulde register is er ook een leeg verwerkingsregister beschikbaar.

Voor meer informatie of vragen over het register kunt u contact opnemen met privacy@VNG.nl.