Standaard verwerkersovereenkomst lokt reacties uit

Het plan van Nederlandse gemeenten om te komen tot een standaardverwerkersovereenkomst krijgt, zoals te verwachten bij een juridisch document, naast veel steunbetuigingen ook kritiek.

Sinds enkele jaren bestaat de modelovereenkomst van de IBD, die geldt als het uitgangspunt voor gemeenten. Ook hebben we een factsheet uitgebracht over verwerkersovereenkomsten. In de praktijk blijkt echter de praktijk weerbarstiger dan het juridische ideaal. In veel gevallen ontbreken heldere afspraken tussen verantwoordelijke en verwerker. Deze impasse dient te worden doorbroken. Naar de mening van Nederlandse gemeenten is een standaardovereenkomst daarvoor de beste methode.

Impasse doorbreken
Door een minimale set aan vereisten vast te leggen in een standaardovereenkomst die door alle gemeenten wordt gehanteerd kan deze impasse worden doorbroken. Zijn er geen afspraken? Dan gelden voor de verwerking van persoonsgegevens van gemeenten de afspraken uit de standaardovereenkomst. Het is de bedoeling dat de standaard wordt vastgesteld in het College van Dienstverlening van de VNG en het VNG-Bestuur en het document ontleent daaraan de status van standaard.

Standaardverklaring
De standaardverklaring door het College van Dienstverlening en het VNG bestuur houdt in dat het gebruik (voor gemeenten) verplicht is maar dat gemotiveerd kan worden afgeweken (pas-toe-of-leg-uit). De standaard vervangt geen lopende afspraken, in gevallen waarin met verwerkers al tot overeenstemming is gekomen gelden gewoon de bestaande afspraken.

De standaard verwerkersovereenkomst is het uitgangspunt voor nieuwe verwerkingen of die situaties waar per heden geen overeenkomst bestaat terwijl er wel afspraken zouden moeten zijn ingevolge de AVG. Gemeenten staan sterk met een collectief gedragen en met leveranciers afgestemde standaard. Zeker wanneer gemeenten niet in staat zijn om hun verantwoordelijkheid als verwerkersverantwoordelijke te nemen met partijen die eenzijdig hun eigen voorwaarden willen opleggen aan hun klanten met de mededeling dat ze niet voor iedere klant een aparte overeenkomst kunnen opstellen.

Gemeenten èn leveranciers
Met gemeenten en een representatieve groep leveranciers is door VNG gewerkt aan de nu voorliggende standaard verwerkersovereenkomst gemeenten. Momenteel wordt het wijzigingsproces uitgewerkt, het wordt mogelijk om periodiek de overeenkomst te actualiseren op verzoek van gemeenten en / of leveranciers. Verzoeken daartoe zullen worden beoordeeld en gewogen.

Kortom:
• Lopende afspraken en overeenkomsten blijven gewoon geldig.
• In situaties waarin het niet lukt om tot overeenstemming te komen kunnen gemeenten verwijzen naar de door gemeenten gedragen standaard die ook nog eens met een groot aantal leveranciers is afgestemd.
• Als de gemeente niet met de standaard uit de voeten kan in een bepaalde situatie dan kunt u gemotiveerd afwijken.

Ten slotte:
De IBD gaat graag het gesprek aan om te zien waar de overeenkomst beter kan. De standaard is echter een resultaat van onderhandeling waarin de belangen van 380 verschillende gemeenten en een groot aantal leveranciers zijn meegewogen. Bij een eerlijke onderhandeling heeft iedere partij de belangen van de andere partijen ook voor ogen. Dat het resultaat van zo’n onderhandelingsproces kritiek krijgt van partijen die niet betrokken zijn geweest bij de totstandkoming en geen kennis hebben kunnen nemen van de context is begrijpelijk en daarbij past alleen een uitnodiging om het gesprek aan te gaan. Wilt u met ons van gedachten wisselen over de verwerkersovereenkomst? Neem dan contact op via info@IBDGemeenten.nl.