Beheergroep Standaard Verwerkersovereenkomst (VWO) Gemeenten
Inleiding
In 2018 hebben gemeenten en leveranciers onder regie van VNG Realisatie (VNG-R) overeenstemming bereikt over een standaard verwerkersovereenkomst. Uitgangspunt daarbij was:
- Een korte overeenkomst, waarbij wat al is geregeld in de AVG, het Burgerlijk Wetboek en de hoofdovereenkomst niet wordt herhaald en
- Een toegankelijk document voor de doelgroepen (inkopers, informatiebeveiligers privacyfunctionarissen).
Rol Beheergroep Verwerkersovereenkomst
De Beheergroep Verwerkersovereenkomst (hierna: Beheergroep VWO) beoordeelt wijzigingsvoorstellen van gemeenten, leveranciers en eventuele derden op de standaard verwerkersovereenkomst (hierna: standaard VWO) voor gemeenten.
Frequentie vergaderingen
De Beheergroep VWO vergadert tweemaal per jaar. In urgente gevallen kan een extra vergadering worden belegd.
Samenstelling en taken Beheergroep VWO
De Beheergroep VWO bestaat uit vertegenwoordigers van 14 gemeenten en 10 leveranciers. Bij de gemeentelijke vertegenwoordiging wordt rekening gehouden met de geografische spreiding, grootte van de gemeenten en de verschillende rollen binnen een gemeente. Zo bestaat de gemeentelijke vertegenwoordiging uit FG’s, CISO’s en inkopers. De G5 heeft met één FG een vaste plaats in de Beheergroep VWO.
De samenstelling van de Beheergroep VWO blijft voor 2019 gelijk, om zo de continuïteit te waarborgen. Na 1 januari 2020 staat het lidmaatschap van de Beheergroep VWO open voor andere leden, om zo andere gemeenten ook de kans te geven lid te worden van de Beheergroep VWO.
Leden van de Beheergroep VWO zijn zoveel mogelijk aanwezig bij de vergaderingen. Als een lid onmogelijk aanwezig kan zijn bij een overleg, zorgt deze voor vervanging. Bij voorkeur is de vervanger iemand van dezelfde organisatie en iemand die dezelfde rol heeft. Dus een FG laat zich vervangen door een (plv.) FG, enz. Als functionele vervanging niet lukt, neemt het lid contact op met de IBD. Vervanging vindt dan plaats in overleg met de IBD. De IBD kan hierover contact opnemen met de voorzitter.
Leden zorgen ervoor dat zij zich goed voorbereiden op de bijeenkomsten van de Beheergroep VWO, in die zin dat zij kennis hebben genomen van en zich een oordeel hebben gevormd over de ingediende wijzigingsvoorstellen.
Leden beheergroep
De Beheergroep VWO bestaat uit de volgende deelnemers:
- Gemeenten/regionale samenwerkingsverbanden: de G5, Almere, Drechtsteden, Horst aan de Maas (voorzitter), Regionale Sociale Dienst Kromme Rijn Heuvelrug, Oss , Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio, Steenwijkerland, Súdwest Fryslân, Equalit en Meerinzicht
- Leveranciers: Centric, KLANTINFOCUS, KPN, Metaobjects, Pink Roccade, ROXIT, SIM Groep, Topicus, Conxillium
Secretariaat
De Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD) van VNG-R zal fungeren als secretariaat en facilitator van de Beheergroep VWO. De IBD:
- ontvangt alle wijzigingsvoorstellen van gemeenten en leveranciers op privacy@vng.nl;
- verzamelt alle wijzigingsvoorstellen;
- publiceert de wijzigingsvoorstellen op https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/vwo;
- verstuurt alle wijzigingsvoorstellen namens de voorzitter tijdig (minimaal twee weken voor het overleg) naar de leden van de Beheergroep VWO;
- regelt een vergaderruimte;
- verzorgt de notulen van het overleg;
- publiceert binnen twee weken na het overleg de aangepaste standaard VWO op https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/vwo en/of de IBD-community en
- onderhoudt de communicatie met de Taskforce Samen Organiseren, het College van Dienstverleningszaken en het bestuur van de VNG.
Wijzigingsvoorstellen
Gemeenten en leveranciers kunnen voorstellen tot wijziging van de standaard VWO tot drie weken voor het overleg van de Beheergroep VWO indienen. De IBD verzamelt de wijzigingsvoorstellen en zorgt er voor dat deze worden gebundeld. naar de leden van de Beheergroep. De IBD verstuurt de wijzigingsvoorstellen minimaal 2 weken voorafgaand aan de vergadering aan de leden van de Beheergroep VWO. Vergaderstukken en documentatie zijn na afloop beschikbaar via de website: https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/vwo en/of de IBD-community. De IBD verwerkt binnen twee weken na het overleg de vastgestelde wijzigingen en publiceert deze op: https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/vwo en/of de IBD-community.
Alle wijzigingen van de standaard VWO worden meegedeeld aan de Taskforce Samen Organiseren en het College Dienstverleningszaken. Grote inhoudelijke wijzigingen legt de IBD in overleg met de voorzitter Beheergroep VWO ter vaststelling voor aan het College van Dienstverleningszaken.
Besluitvorming
Tijdens de bijeenkomsten van de Beheergroep VWO nemen deelnemers een besluit over de ingediende tekstvoorstellen. Besluitvorming vindt tijdens de bijeenkomsten plaats op basis van consensus.
Indien partijen geen overeenstemming kunnen bereiken, kunnen de leden overeenkomen om extern advies in te winnen. Extern advies is niet-bindend en wordt ter bespreking voorgelegd aan de Beheergroep VWO.
Nieuwe leden
Voor de continuïteit blijft de samenstelling van de Beheergroep VWO in 2019 ongewijzigd. Nieuwe leden zijn vanaf 1 januari 2020 welkom. Wanneer een lid door omstandigheden geen deel meer kan uitmaken van de beheergroep (bijvoorbeeld bij een functiewisseling), zoekt de IBD in overleg met de voorzitter naar een vervanger.
Kandidaten kunnen zich opgeven bij de IBD (privacy@vng.nl). Bij de toetreding van nieuwe gemeentelijke leden wordt rekening gehouden met geografische spreiding, de grootte van de gemeente en de verschillende rollen binnen een gemeente van het verstrekkende en nieuwe lid. Voor leveranciers geldt dat wordt gestreefd naar een verdeling in grootte van de leverancier en de soort dienstverlening.
Communicatie
Alle communicatie over de verwerkersovereenkomst loopt, eventueel in overleg met de voorzitter via de IBD: privacy@vng.nl, de website: https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/vwo en/of de IBD-community. Externe communicatie verloopt via de IBD eventueel in overleg met de voorzitter van de Beheergroep VWO.